Manual Cannadoo

Cannadoo está basado en Odoo (conocido anteriormente como OpenERP ), que es un software de gestión empresarial o ERP integrado. Cuenta con una versión "comunitaria" de código abierto bajo licencia LGPLv3 y una versión empresarial bajo licencia comercial que complementa la edición comunitaria con características y servicios comerciales y desarrollada por la empresa belga Odoo S.A. Cannadoo está basado en la versión 12 comunitaria de Odoo, complementado con desarrollos específicos para cubrir las necesidades de las asociaciones de fumadores.

Odoo se compone de un core con funcionalidades limitadas, al que se le van instalando módulos, que son aplicaciones que se complementan unas a otras. De todos los módulos que existen disponibles para instalar, Cannadoo usa mayormente las aplicaciones de Miembros, Inventario y Punto de Venta, que en nuestro software hemos renombrado como Dispensario. A continuación vamos a explicar la configuración y funcionamiento de estos módulos.

Podemos consultar la documentación oficial de Odoo en:

https://www.odoo.com/documentation/user/12.0/es/

2. Gestión de miembros

2.1 Configuraciones

En este módulo lo primero que deberemos configurar son las categorías de socio y los productos relacionados con las cuotas. En Cannadoo tanto las aportaciones de saldo como las cuotas son representadas por un producto. El de aportaciones ya está creado por defecto en el sistema. Para las cuotas hay 2 creados por defecto, uno para cuota mensual y otro anual, que deberemos configurar según las necesidades de la asociación.

Para ello vamos a “Miembros → Configuración → Categorías de membresía” y configuramos las diferentes categorías de socio que vamos a tener en la asociación. Cada categoría puede tener un descuento aplicado que deberemos configurar en el campo de tarifa correspondiente si así se considera. Si no se usan descuentos dejar vacío .

En “Miembros → Configuración → Productos de socio” configuraremos los productos necesarios para procesar los distintos tipos de cuotas de la asociación. Para ello pulsamos el botón “Crear” o editamos una de las existentes y nos aparecerá el siguiente formulario:

En el “Tipo de afiliación” seleccionaremos “Periodos variables”. Sino el sistema interpretará un año como un año natural, del 1 de enero a 31 de diciembre. Con periodos variables la cuota es efectiva durante un año desde que se paga la afiliación. Lo mismo para el resto de períodos: meses, semanas, días.

En cuota de afiliación se configura el importe de la cuota. Si se quisiera tener la posibilidad de conceder periodos de cuota gratuitos, pero sin dejar al socio como “Miembro gratuito” para siempre, dejar a cero. Al facturar a un socio una dispensa de este producto se le ampliará el periodo sin gasto.

En cuota inicial configuraríamos una cuota de alta la primera vez que un socio paga una cuota. Es una cuota de alta. Si aplica en tu asociación puedes configurarla aquí, sino dejar configurado en “Sin cuota inicial”.

Configura tantos productos de cuota como tipos de membresía existan en tu asociación.

2.2 Crear socios: datos, toma de fotos

Aunque desde el la interfaz de dispensario también pueden crearse los socios como se explicará más adelante, en el módulo de miembros también podemos crearlos. Para ello entramos al módulo de miembros, y en la lista de miembros pulsamos “Crear”. El campo nombre debe tener 2 palabras al menos para poder formar un código de miembro. Este se rellenará automáticamente al crearse el socio cogiendo las iniciales de las 2 primeras palabras del nombre y un número.

En este formulario también podemos tomar las fotos del socio, tanto la del avatar que luego se mostrará en el punto de dispensa como de las fotos de DNI. Para lanzar la cámara pasamos el ratón por encima del campo de cada foto, y de los 3 botones que aparecen en el campo pulsamos el icono del ojo, segundo por la izquierda. Aparecerá una ventana en la que se lanzará la webcam y podremos capturar la foto (la primera vez que se ejecuta esta acción pedirá permisos de acceso a la webcam en el navegador) :

El NIF del socio se valida si seleccionamos “España” en el campo país. Este país está seleccionado por defecto. Si no hay país seleccionado no hay validación del número introducido. Para poder dar de alta un socio con pasaporte u otro documento que no pase la validación, se puede omitir esta añadiendo el prefijo EU delante del número de identificación, por. ej. EU50000000A permitiría guardar el socio con el país “España” seleccionado.

En este momento puedes guardar la información introducida pulsando el botón “Guardar” en la parte superior izquierda de la pantalla. Los campos sombreados en azul deben ser rellenados obligatoriamente para que se guarde el nuevo contacto, si nos hemos dejado alguno saldrá un aviso.

Para configurar un llavero NFC para identificar el socio, solo tenemos que pinchar en el campo “Código Llavero” y pasar el llavero por el lector para que se rellene automáticamente este campo con el código del llavero que entregaremos al nuevo socio.

2.3 Datos de membresía: aval, pagar cuotas y exentos

Si un socio está exento de cuota, dejamos marcada la casilla de “Miembro gratuito”. En este tipo de socios solo quedaría relacionar el aval de este socio y configurar su límite mensual de consumo. En el campo “Aval” podemos buscar el socio que corresponda, y en el campo “Consumo mensual” configuraremos el límite elegido por el socio.

Si el socio no está exento, desmarcamos la casilla de “Miembro gratuit o ”. Al hacerlo nos aparecerá un botón para facturar las afiliaciones en la pestaña “Miembro” del formulario de creación del socio . La recomendación es hacer el pago de cuotas de afiliación desde el punto de dispensa de recepción, porque desde aquí el proceso es un poco más engorroso. Esto se explicará en la sección “ 4. Dispensario” del manual. Pero si en algún momento hiciera falta hacerlo desde aquí pinchando el botón “Comprar afiliación”, nos abrirá una ventana donde seleccionaremos el tipo de cuota que paga el socio y el precio se rellenará automáticamente con lo que hayamos configurado en el producto correspondiente

Al pulsar en “Facturar afiliación” Odoo nos abrirá un borrador de factura con los datos del socio y del producto correspondiente a la cuota seleccionada:

Pinchamos en el borrador de factura recién creado y nos abrirá el formulario de la factura para poder registrar su pago:

Lo primero es validar la factura pulsando el botón de arriba a la izquierda, lo que nos cambiará el estado de la factura abierta, y nos aparecerá el botón para registrar el pago. Lo pulsamos:

Seleccionamos en diario de pago “Efectivo” y validamos el pago, lo que procesará la facturación de la cuota y el estado de socio cambiará a “Miembro pagado”, lo que indica que ya está al día.

3. Inventario

3.1 Configuración

Lo primero a configurar en la gestión de inventario son las categorías de productos. Estas categorías nos van a permitir luego hacer ajustes de inventario separados, y llevar un control del stock separado por tipos de producto. Se pueden crear tantas categorías y subcategorías como se quiera. Para esto vamos a “Inventario → Configuración → Categorías de producto ”:

Simplemente configuramos el nombre que queramos darle, y la categoría padre para construir nuestro árbol de categorías y subcategorías. Crear tantas como haga falta.

Lo siguiente será configurar nuestras ubicaciones de almacén. Por defecto Cannadoo viene configurado con un almacén y una ubicación dentro de ese almacén. En la mayoría de casos esto será suficiente y no hay que tocar nada. Pero si necesitas personalizar tu almacén con más ubicaciones contáctanos y concertamos una cita para entrar más en profundidad en este tema.

Este módulo hemos tratado de dejarlo lo más simplificado posible para que sea fácil su aprendizaje. Para profundizar sobre las posibilidades que ofrece aparte de las instaladas por defecto (múltiples almacenes, múltiples ubicaciones, lotes, paquetes, gestionar pasillos, estantes, etc.) puedes consultar la documentación relativa oficial de Odoo, quizás haya alguna funcionalidad que necesites y podamos activarla fácilmente:

https://www.odoo.com/documentation/user/12.0/es/inventory.html

Contacta con nosotros en caso de duda.

3.2 Crear y editar productos

Para crear nuestro catálogo de productos nos dirigimos a “Inventario → Datos principales → Productos”. Desde aquí en el botón “Crear” abriremos el formulario de creación de producto:

Le daremos un nombre al producto. Es importante que si queremos llevar una gestión de stock de este producto esté seleccionado en el campo “Tipo de producto” el valor “Almacenable”. Si no queremos gestionar el stock de este producto, configurar como servicio, igual que el producto de “Créditos” o los de cuotas.

Luego seleccionamos la unida de medida que corresponda , el precio de dispensa y la categoría a la que pertenece este producto.

Es importante configurar también la categoría del dispensario, que es diferente a la anterior. Leer sección 4.1 de este manual para saber más sobre la diferencia de categoría de inventario y categoría de dispensario.

3.3 Almacenes y ubicaciones

Cannadoo trabaja por defecto con un almacén (WH) y una ubicación de inventario (Stock). Para otras configuraciones contacta con nosotros.

3.4 Ajuste de inventario

Ya sea al implanta r el sistema y meter el stock inicial , o para hacer un control periódico de stock, la opción ideal para esta operación es realizar un ajuste de inventario. Para ello nos dirigimos a “Inventario → Operaciones → Ajustes de inventario” y pulsamos el botón “Crear”:

Aquí le daremos un nombre, seleccionamos la ubicación si trabajáramos con múltiples ubicaciones, y seleccionaremos si queremos hacer un inventario de todos los productos, de una categoría o una selección manual para elegir productos concretos. Clickamos si queremos que nos incluya los productos agotados en el inventario que vamos a iniciar, y pulsamos el botón “Iniciar Inventario”. En ese momento nuestro inventario habrá pasado de estado “Borrador” a “En progreso”. Este estado lo podemos ver en la barra superior derecha:

En este momento tenemos todo listo para empezar a introducir los datos pesados de los productos en el campo “Cantidad real”. El campo “Cantidad teórica” contiene cuanto stock tiene registrado el sistema que queda de ese producto.

Rellenamos toda la lista, comprobamos si los datos están bien, y una vez revisado pulsamos el botón “Validar”. En ese momento se habrán generado las entradas y salidas de almacén necesarias para dejar ajustado el stock de la asociación.

3.5 Recepción de mercancía

Las recepciones de mercancía se gestionan desde la pantalla principal del módulo de Inventario, en el cuadro que indica “Recepciones”.

Pulsa sobre él y abrirá la lista de albaranes de entrada de almacén. Pulsa en “Crear” y se abr e el formulario de creación de un borrador de albarán de entrada de almacén. Aquí solo t ienes que rellenar la lista de producto recibido y las cantidades. El resto lo dejas tal cual está. Guarda el borrador y pulsa en el botón “Marcar Por realizar”. Marcará el albarán como preparado de recibir, y tendremos que validar las cantidades recibidas, pulsando el botón “Validar”. Nos saltará un aviso de que no hemos marcado cantidades hechas y que va a rellenar las cantidades hechas con las de la demanda inicial, aceptamos el aviso y ya se habrá procesado la entrada de mercancía en el almacén.

3.6 Desechos

Si se quiere llevar control de los desechos que se producen en los productos, debemos ir a “Inventario → Operaciones → Desechar” y crear una transferencia de desecho de un producto.

Rellenamos el producto y la cantidad y el resto dejarlo tal cual está. Esto nos permitirá luego tener informes de las mermas de producto entre fechas a seleccionar. Este informe está por implementar, pero estará disponible en versiones próximas de Cannadoo. Si se van introduciendo datos luego el informe los mostrará correctamente.

4. Dispensario

4.1 Configuración: categorías de dispensa

Lo primero que tendremos que configurar es cómo se van a mostrar los productos en nuestro punto de dispensas. Para ello tendremos que configurar las categorías de dispensas en “Dispensario → Configuración → Categorías de dispensario”. Aquí tendremos preconfiguradas categorías de “Aportaciones”, “Barra” y “Dispensario”. A partir de aquí puedes configurar tantas subcategorías como quieras para separar los productos en la interfaz de dispensarios. Hay asociaciones que prefieren tener una clasificación más sencilla con sólo 2 subcategorías que cuelgan de “Dispensario”, y otras prefieren hacer una categorización por familias, subfamilias y luego gamas de precio. Configura a tu gusto teniendo en cuenta que esta configuración será la que impacte en la navegación de productos en el punto de dispensa. Solo hay que indicar el nombre y la categoría padre de la que cuelga en el árbol que diseñes.

Una vez definidas las categorías, hay que configurar los productos en su categoría de dispensario correspondiente para que salgan bien ordenados en el punto de dispensa. Para ello ir a “Dispensario → Productos → Productos” y en el formulario de cada producto, en su pestaña de “Dispensas” seleccionar la categoría de dispensa a la que pertenece el producto.

4.2 Puntos de dispensa y apertura de sesión

En Cannadoo por defecto tenemos configurados 3 puntos de dispensa distintos: “Recepción”, “Dispensario” y “Barra”. En cada uno de estos puntos es donde vamos a interactuar con los socios en cuanto a aportaciones y dispensas.

En la configuración de estos puntos, podemos indicar qué categorías de dispensario se van a mostrar al abrir una sesión en este punto, por lo que solo podrás dispensar los que configures aquí su categoría. Por defecto tenemos configurado los puntos de dispensa con las siguientes categorías asociadas:

Recepción: categoría “Aportaciones”
Dispensario: categoría “Dispensario”
Barra: categoría “Barra”

Para modificar esta configuración para adaptarla a las necesidades de tu local, puedes cambiar las categorías mostradas en “Dispensario → Configuración → Dispensario” y seleccionar de la lista el punto de dispensa que quieres modificar sus categorías asociadas. En el formulario que se abre de configuración del punto de dispensa, solo tenemos que incluir o quitar las que queramos en el campo “Available Product Categories”. Pulsa el botón de “Editar” arriba a la derecha, configura al gusto, y pulsa el botón “Guardar”. A partir de ahora cuando abras sesión en este punto de dispensa aparecerán los productos de las categorías que hayas configurado.

Con configurar las categorías padre aquí es suficiente, no hace falta seleccionar cada subcategoría para que sus productos sean incluidos, aparecerán todos los que cuelguen de la categoría seleccionada, sin importar si configuras o no las subcategorías intermedias.

Otra configuración importante de los puntos de dispensa son los métodos de pago. En Cannadoo siempre las aportaciones de crédito y las cuotas se pagan en efectivo (estos productos son de categoría “Aportaciones”, y las dispensas de productos de dispensario y barra se pagan con Créditos. Por lo tanto, concorde a la configuración de categorías de dispensario que tenemos por defecto, la configuración de los métodos de pago de los puntos de dispensa son:

Recepción: método de pago “Efectivo”
Dispensario: método de pago “Créditos”
Barra: método de pago “Créditos”

Si por ejemplo en tu local hacéis las aportaciones de cuotas en el dispensario, tendrías que incluir en la configuración del punto de dispensa “Dispensario” en el campo “Available Product Categories” la categoría “Aportaciones”. Y además en el campo “Métodos de pago” incluir “Efectivo”. Así tendrás listo tu punto de dispensa para poder ofrecer ambas categorías de producto en él.

En cualquier momento puedes archivar un punto de dispensa que no uses en tu local. Para ello en la configuración del punto que quieras archivar, arriba a la derecha del formulario verás un botón con la etiqueta “Activo”. Pinchando sobre él cambiará a “Archivado” y desde ese momento el punto de venta desaparecerá de todas las pantallas.

Más info sobre archivar en el punto 6.1 del manual.

4.3 Abrir sesión

En Cannadoo es posible configurar los puntos de dispensa para que se tenga que hacer un control de caja al abrir y al cerrar cada sesión. Por defecto tenemos configurado que este control de caja se haga solo en el punto de dispensa de Recepción, porque es donde se maneja el efectivo a priori. Para cambiar esta configuración en el punto de dispensa marcar o desmarcar el tick de “Control de efectivo” en la sección de Pagos.

Si tenemos este tick activado, al abrir una sesión de este punto de dispensa, nos aparecerá una ventana de control de apertura, donde ajustaremos el balance de apertura de la caja. Es decir, le diremos con cuanto dinero empezamos la sesión ya dentro de la caja.

Confirmamos y pulsamos a “Abrir sesión”. En este momento el estado de la sesión ya es “En Proceso” y estamos listos para empezar a funcionar.

Pulsamos en “Continuar dispensa” y nos abrirá la interfaz del punto de dispensa, con la pantalla de selección de socio. Esta carga tarda un rato más de lo habitual, ya que se carga toda la información de clientes, productos, categorías, etc. en este momento, para luego poder funcionar más fluido.

4.4 Selección de socio

Lo primero que debemos hacer es seleccionar el socio que se dispensa. Si habéis elegido usar los llaveros en tu asociación, con simplemente pasar el llavero en esta pantalla te hará la búsqueda, si no puedes buscar en la barra de búsqueda por código de socio , DNI, apellidos o nombre. En la lista de socio aparece el estado y créditos de los socios que se van filtrando. Selecciona a tu visita:

En esta pantalla podemos ver la información del socio, su estado de cuotas, el fin de cuotas, comentarios. Incluso podemos editar la información de socio desde aquí mismo si vemos que nos falta alguno de sus datos, o si hay que actualizar su llavero por una pérdida. También podemos consultar el historial de este socio.

Pulsando en “Establecer cliente” pasamos a la siguiente pantalla donde ya podremos dispensar al socio.

4.5 Aportaciones

En el punto de dispensa de Recepción, al seleccionar un socio nos aparecerá la siguiente pantalla:

Pulsamos sobre el producto “Créditos”, lo que nos añadirá una línea en el pedido de venta, solo nos quedará marcar en el teclado numérico la cantidad aportada:

Solo nos queda pulsar el botón “Pagos” abajo a la izquierda y pasaremos a la pantalla para registrar el pago.

Al hacer aportaciones de cŕedito, si nuestro punto de dispensa está configurado con varios métodos de pago, debemos fijarnos bien que seleccionamos el método “Efectivo” de la botonera de la izquierda. Rellenamos la cantidad licitada y validamos el pago.

4.6 Cuotas

Para el pago de una cuota en el punto de dispensa, el proceso es el mismo que para una aportación de crédito. Desde la pantalla de selección de productos elegimos el producto de cuota que aplica a nuestro socio, pulsamos el botón “Pagos” y registramos el pago siempre en efectivo.

4.7 Retiradas

En el punto de dispensario el proceso es muy parecido. Al abrir sesión en el punto de dispensario, nos aparecerá la primera pantalla de selección de socio, igual que en la recepción. Una vez seleccionado el socio, pasamos a la selección de productos, ajustamos el importe de cada línea del pedido, y pasamos a la pantalla de pagos. Lo único que cambia aquí es hacer este tipo de dispensas de productos físicos siempre con el método de pago “Créditos”, para que se resten del saldo del socio. Si tu asociación está configurada con los puntos de recepción y dispensario separados no tienes que preocuparte por esto.

Por defecto al seleccionar un producto, el teclado numérico está configurado para que modifique el precio de la línea de pedido:

Si necesitamos ajustar la cantidad en vez del importe, pulsamos el botón “Cant.” del teclado, y así cambiamos el comportamiento del teclado para que nos permita configurar la cantidad.

Si necesitamos ajustar la cantidad sin modificar el importe para socios puntuales, podemos hacerlo pulsando el botón “Desc.”. Una vez seleccionado, podremos ajustar la cantidad pesada para registrar que esa dispensa se ha desviado un poco del pesaje original y se saque del almacén la cantidad exacta que se ha pesado.

4.8 Devoluciones

Para hacer una devolución de un pedido, bien porque hemos cometido un error al introducir un pedido anterior, o porque hay que hacer la devolución física de algún producto tenemos 2 formas de hacerlo. La primera igual que una dispensa normal, pero seleccionando cantidades negativas con el teclado numérico pulsando el botón “+/-” en el pedido. Completamos el proceso de pago igual que si fueran cantidades positivas fijándonos que el método de pago sea el mismo que el pedido original que estamos devolviendo (créditos o efectivo) y quedarán tanto el stock del producto como los créditos del socio o la caja de efectivo según el método de pago seleccionado bien ajustados.

La otra forma que tenemos es yendo al menú “Dispensario → Pedidos → Pedidos” y localizar el que queremos devolver. Abrimos el formulario del pedido y arriba a la izquierda veremos el botón “Devolver productos”.

Pulsamos sobre ese botón lo que nos abrirá un nuevo borrador de pedido, con las cantidades negativas:

Solo nos queda registrar el pago de la devolución, para ello pulsamos el botón “Pagos” arriba a la izquierda, lo que nos abre una ventana:

Aquí fijarse bien en el modo de pago, si es un productos de cuota o crédito tendremos que devolverlo en efectivo, y si es un producto almacenable tendremos que devolverlo en crédito.

Realizamos el pago y ya se habrá contabilizado bien nuestra devolución.

4.9 Dar de alta un nuevo socio

En la pantalla inicial del punto de dispensa, donde buscamos a los socios, podemos acceder a un formulario que nos permitirá dar de alta un nuevo contacto en el sistema de manera rápida. Para ello pinchamos el botón que hay al lado de la barra de búsqueda:

Esto nos abrirá el formulario en el que solo tenemos que rellenar los datos:

Para la toma de fotos solo tenemos que pulsar el botón Lanzar Webcam” correspondiente a la foto que queramos tomar, y se abrirá un diálogo con el vídeo y botones para realizar la captura de la imagen y guardarla cuando tengamos la definitiva:

4.10 Sacar o poner dinero en la caja

Si en algún momento sale dinero de la caja para algún gasto que se necesite en la asociación (compras de material para el local, pago a un proveedor, sueldos, etc.), para poder contabilizarlo tenemos el botón “Saca Dinero” en la pantalla de la sesión de dispensa arriba a la derecha:

Ese botón nos abre una nueva ventana preguntando por el motivo del movimiento, y el importe

4.11 Cierre de caja

Una vez registrados todos los movimientos de la sesión, es hora de cerrar la caja y comprobar que los datos cuadran. Para ello lo primero que debemos hacer es finalizar la sesión. Si estamos aún en la interfaz del punto de dispensa, tendremos que darle 2 veces al botón “Cerrar” de arriba a la derecha del todo de la pantalla.

Con esto lo único que hacemos es cerrar interfaz del punto de dispensa, pero la sesión continúa abierta. Podrías volver a ella en cualquier momento pulsando el botón “Reanudar”.

Para cerrar la sesión tendremos que pulsar el botón “Cerrar” del punto de dispensa:

Esto nos abre la pantalla de resumen de la sesión:

Lo primero es pulsar sobre “Fin de la sesión”. A partir de este punto ya no podremos meter nuevos pedidos en esta sesión. Es hora de contar el dinero. En esta pantalla vemos el “Saldo de apertura” que representa la cantidad de dinero con la que se abrió la caja, normalmente a cero. “Transacciones” es lo que ha entrado de efectivo en la caja. “Gastos” es el dinero que ha salido de la caja mediante el botón “Saca Diner”. Y el “Saldo teórico de cierre” es la suma de estos 2 datos. El campo “Diferencia” es la variación entre lo que Cannadoo tiene registrado que debería haber en la caja, y lo que se ha contado. De primeras lo veremos con la misma cantidad en negativo que el saldo teórico de cierre, porque aún no hemos indicado el dinero que hemos contado. Lo ideal es que la diferencia sea siempre cero. Así que es momento de contar.

Una vez que hayamos contado el dinero que hay en la caja físicamente, hay que introducirlo enCannadoo para dejar registradas posibles diferencias que pueda haber por algún fallo o extravío. Para introducir el dinero contado, pulsamos sobre el botón “Ajuste del balance de cierre” e introducimos ahí la cantidad contada. Esa pantalla está pensada para ir introduciendo el número de monedas y billetes de cada importe que hay en la caja, pero si solo os interesa llevar las cuentas y por facilitar las cosas, puedes poner en el valor de la moneda 1 y en el número de monedas el valor total del dinero contado.

Una vez que hemos confirmado el dinero contado, observamos cómo ha cambiado el “Saldo de cierre real” con la cantidad introducida, y la diferencia se habrá puesto a cero si todo ha ido bien.

Solo nos queda pulsar sobre el botón “Validar y contabilizar asientos(s) de cierre”, y nuestra caja quedará cerrada y lista para volver a usarse.

4.12 Control de errores

En el módulo de dispensario tenemos un informe que nos ayuda en la gestión del día a día a encontrar posibles errores humanos que hayan podido producirse: retiradas no registradas, dobles aportaciones, retiradas registradas a socios erróneos, etc. Para verlo vamos al menú “Dispensario → Informes → Débitos/Créditos”. Por defecto este informe nos muestra una lista de los socios que han aportado en el día en curso, ordenados por la diferencia de balance entre lo aportado y lo retirado. De esta forma nos saldrán al inicio de la lista aquellos socios que hayan aportado más efectivo, pero no han retirado la totalidad de los créditos aportados.

Podemos jugar con los filtros para buscar errores de fechas pasad a s. Por ejemplo si borramos el filtro “Today” nos mostrará la lista de socios ordenada por el balance de créditos en su ficha. Esto nos permitirá identificar socios con errores en sus dispensas del pasado no detectados. Podemos añadir filtros personalizados para el campo “Date” para buscar días o semanas concretas. Seleccionando “ Filtros → Añadir filtro personalizado”, seleccionamos el campo “Date”, “es entre” y las fechas que queramos filtrar podremos revisar los desajustes de saldo de ese período concreto. Más información sobre los filtros en la sección 6.1 del manual

4.13 Registro de entradas y salidas

Opcionalmente en tu asocia

ción podéis llevar un control de las entradas y salidas si lo deseáis, para controlar el tiempo que cada socio está dentro del local de la asociación. Para ello en la pantalla de control de socio, solo hay que pulsar el botón “Entra” o “Sale” según proceda. Cuando el socio está dentro, el botón “Entra” se coloreará en verde, y al pulsar “Sale” volverá a su estado normal.

En la parte superior derecha también aparecerá un indicador del número de personas que se encuentran dentro del local.

Estos registros de entrada y salida se pueden consultar en “Dispensario → Informes → Entradas/Salidas socios”.

5. Crear usuarios y permisos.

En Cannadoo tenemos preconfigurados 3 tipos de permisos: Dispensario, Almacén y Manager. Estas son las operaciones que puede hacer cada uno:

Dispensario: abrir y cerrar sesiones en los puntos de dispensa, y toda la funcionalidad asociada a ellos: aportaciones, cuotas, dispensas,etc. Crear y editar productos. Crear y editar socios.
Almacén: además de lo que puede hacer el rol Dispensario, puede crear ajustes de inventario, transferencias de almacén y desechos. También editar la configuración de almacén.
Manager: además de los roles anteriores puede crear usuarios, cambiar configuraciones, acceso a informes y tareas administrativas en general.
Consultas:este usuario solo tiene acceso a un formulario web en el que buscar si un DNI o código de socio está dado de alta en la base de datos. No puede consultar ni realizar otra cosa en el sistema.

Para crear un usuario, solo puede hacerse desde un usuario con el rol “Manager”. Para ello iría al menú: Ajustes → Usuarios y Compañías → Usuarios y pulsar el botón “Crear”.

Aquí rellenamos el nombre del usuario nuevo (debe contener 2 palabras), y en “Dirección de email” ponemos el identificador con el que hará el login en e l sistema. Este campo puede ser una única palabra. No hace falta que sea un email real ni que tenga el formato de email , con una palabra es suficiente.

L o siguiente es selecciona r el rol del usuario. En la lista de Roles, pulsamos en “Agregar línea” y seleccionamos el rol que se le va a aplicar al nuevo usuario creado. Una vez rellenado todo guardamos el nuevo usuario.

Lo siguiente que tenemos que hacer es configurar la contraseña. Para ello en la ficha del usuario veremos un botón arriba con el texto “Acción”:

Este menú tiene una opción para “Cambiar la contraseña” que pulsando sobre ella nos abre la siguiente pantalla donde podremos rellenar la nueva contraseña del usuario y guardarla:

En cualquier momento un usuario puede cambiar su contraseña pulsando sobre su nombre en cualquier pantalla arriba del todo a la derecha, en la cabecera, y en el menú desplegable que se muestra seleccionar “Preferencias” y pulsar el botón “Cambiar contraseña” en el formulario que se nos abre.

6. Operaciones generales

6.1 Buscar, filtrar y agrupar

En todos los listados ya sean de productos, socios, movimientos de almacén, ajustes de inventario, pedidos de dispensas, sesiones de punto de dispensa, etc. nos aparecerá en la parte superior una barra de búsqueda:

En esa barra podremos buscar por algunos campos del elemento que estemos buscando, generalmente el nombre o referencia de lo que queramos buscar. Cuando empezamos a escribir nos saldrá en la barra de búsqueda una lista de opciones de campos a buscar, normalmente buscaremos por el primero de ellos que será el nombre.

Además de la búsqueda directa, podemos aplicar filtros y agrupar los resultados según ciertos criterio s que nos interesen en cada momento. Por defecto en cada lista tendremos unos cuantos filtros predefinidos, pero puedes añadir los que necesites.

Por ejemplo en la lista de socios, nos puede interesar filtrar todos los socios que tengan un mismo socio como aval . Para ello abriremos el desplegable de “Filtros” y pulsaremos sobre “Añadir filtro personalizado”:

En el primer campo seleccionaremos de toda la lista que se despliega el campo “Aval”. En el segundo campo seleccionamos la opción “contiene”. Y en el tercer campo escribiremos el nombre y apellidos del aval que queremos buscar. Pulsamos en solicitar y ya nos habrá quedado en la lista de resultados sólo los socios que tienen como “Aval” el socio que hemos indicado.

Se pueden aplicar tantos filtros como queramos, y podemos filtrar por cualquier campo que podamos configurar en la ficha de socio. Este proceso sería igual para filtrar productos o cualquier otro elemento de Cannadoo.

El menú “Agrupar por” se usa para agrupar los resultados por algún campo específico. Por ejemplo, es muy común querer agrupar la lista de productos por categorías. Para ello desde la lista de productos en “Inventario → Datos principales → Productos” pulsamos en el botón “Agrupar por” debajo de la barra de búsqueda. En el desplegable seleccionamos “Categoría de producto” de entre todos los campos por los que podemos elegir.

Al pulsar en “Solicitar” la lista de productos nos aparecerá agrupada por categorías, que podremos desplegar y replegar.

Si queremos guardarnos un agrupamiento o filtros que usemos recurrentemente, y no queremos tener que estar configurándolos a cada rato, podemos guardarnos la búsqueda actual como “Favoritos”:

Le ponemos un nombre para poder identificar luego el tipo de filtro que hemos aplicado de entre los favoritos. Además, podemos hacer este filtro accesible al resto de los usuarios del sistema, incluso si marcamos “Usar por defecto” siempre que abramos esta lista nos aparecerá con el filtro ya aplicado.

6.2 Archivar vs. Suprimir

Cuando queramos borrar un producto, un socio, o cualquier otro elemento, tenemos que tener clara la distinción entre archivar y suprimir. La mayoría de las veces nos interesará más archivar un elemento que suprimirlo. La diferencia fundamental es que un elemento archivado seremos capaces de restaurarlo en cualquier momento. Al archivarlo simplemente nos desaparecerá de todas las vistas y listados, pero el elemento seguirá existiendo en la base de datos. Al suprimir el elemento será eliminado definitivamente de la base de datos y no seremos capaces de recuperarlo.

Esto es muy común para productos que no se van a dispensar durante un tiempo (semanas o meses) y no queremos que aparezca en los listados de productos, ni en el punto de dispensa, ajustes de inventario, etc. Para ello desde la ficha de un producto, en su parte superior derecha veremos un botón con el texto “Activo”.

Si pulsamos ese botón estaremos archivando el producto, y veremos que la etiqueta del botón habrá cambiado a “Archivado”, y su color habrá cambiado a rojo. Desde este momento el producto habrá desaparecido de los listados.

P ara restaurar un producto archivado, en los filtros de la lista de productos veremos uno que se llama “Archivado”:

Pulsando sobre él, nos aplicará el filtro de productos archivados, y podremos entrar a la ficha del que queramos restaurar y pulsar sobre el mismo botón que anteriormente.

Si en cambio lo que queremos es suprimir un producto porque lo hemos creado por error o no lo vamos a usar nunca en el sistema, en el menú “Acción” de la ficha de producto, tenemos la opción “Suprimir”. Hay que tener en cuenta que el sistema no nos dejará suprimir productos que ya tengan operaciones de almacén o se haya dispensado alguna vez. En esos casos tendremos que archivarlo.

6. 3 Informes

En Cannadoo los informes pueden visualizarse de diferentes maneras. Por ejemplo si vamos al menú “Dispensario → Informes → Pedidos” de primeras nos mostrará un gráfico de barras con las dispensas de productos agrupadas por categorías. En la cabecera de cada informe tenemos diferentes opciones para cambiar la visualización, y filtrar los datos que nos interesen.

Para ver datos en crudo, que será lo que interese más a menudo podemos cambiar el informe a la vista pivote, pulsando en el botón con forma de rejilla o tabla de la derecha del todo de la cabecera. Esto nos cambiará el informe a una tabla con datos agrupados por fechas, por defecto salen agrupados por mes. Jugando con los filtros y agrupamientos podemos sacar datos más concretos que los que salen por defecto. Por ejemplo será habitual querer agrupar por categoría de dispensario, y luego por producto, para que nos liste en la tabla lo dispensado de cada categoría y de cada producto en el período de tiempo que elijamos. Podemos agrupar por año, trimestre, mes, semana o día. Pulsando sobre el “+” de los campos en los ejes de la tabla, podemos añadir subagrupamientos. Al pinchar el “+” nos abre un menú con los campos por los que podemos subagrupar, así podremos visualizar los datos de dispensas de la asociación de la manera que mejor nos parezca.

En cada módulo suele haber un menú con diferentes informes relacionados. Investígalos con calma, y si echas en falta algo puedes contactarnos y os ayudaremos a filtrar la información que necesitéis.